Die besten Methoden & Apps für effektives Zeitmangament

Zeitmangament

 

Inhalt

Eisenhower Methode
Das Pareto-Prinzip oder 20 Prozent der Zeit machen 80 % des Erfolges aus
Die ALPEN Methode
Die ABC-Analyse
Die klassische To-Do Liste
Weitere Zeitmanagement-Methoden kurz notiert:
Die Zeit im Blick mit der richtigen Terminplanung & Verwaltung
Immer gut organisiert mit dem besten Kalender Apps
Noch mehr Apps für ein perfektes Zeitmanagement 

 

 

Zeitmanagement – die besten Tipps für den Alltag

Eisenhower-Methode

Für effektives Zeitmanagement und um die besten Ergebnisse raus zuschlagen, gibt es
einige sehr gute Methoden, beginnen möchte ich mit meiner Lieblingsmethode der
Eisenhowerbox. Benannt ist die Methode nach dem US-Präsident Dwight. D. Eisenhower.
Er wandte das Prinzip an, um mit seinen Mitarbeitern die Prioritäten von Aufgaben festzulegen.  Dabei unterschied er zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben.
Wichtige Aufgaben sind unmittelbar mit unseren Zielen verknüpft, während dringende Aufgaben, sollten idealerweise sofort erledigt werden. Doch um das ganze vereinfach dazustellen habe ich eine Power Point Grafik erstel
lt:

Eisenhowerbox
Grafik zur Eisenhower Methode

Im Detail heißt, dass Aufgaben der Kategorie 1 sofort und umgehend erledigt werden müssen.  Aufgaben der 2 Kategorie sind zwar wichtig, können aber später noch erledigt werden, Aufgaben 3 sind zeitraubende Aufgaben und fallen daher weg, während
D-Aufgaben outgesourct werden oder an Mitarbeiter delegiert werden.

Zeitmangament, Die Zeit im Blick

Das Pareto-Prinzip oder 20 Prozent der Zeit machen 80 % des Erfolges aus

Im Gegensatz zum Eisenhower-Prinzip seit das Pareto Prinzip eine theoretische Überlegung
Einfach ausgedrückt besagt das Pareto Prinzip, dass 20 % Arbeitsaufwand 80 % des Erfolges ausmachen.

Das bedeutet das man herausfinden muss was die wichtigsten Aufgaben sind und sich diesen zuerst widmen. Die übrigen 80 % folgen dann.

Die Pareto Formel- 20 % Arbetisuafwand sind 80 % Erfolg

Die ALPEN Methode

Eine weitere Methode, für effektives Zeitmanagement, ist die Alpen Methode von Redner
und Autor Lothar J. Sei
wert. Die Methode besteht aus 5 wesentliche Elementen. Diese sind:

A– Aufgaben aufschieben
L – Länge und Zeitdauer planen
P– Pufferzeit für Unvorhergesehenes einplanen
– Entscheidung über die Wichtigkeit treffen
N– Nachkontrolle der erledigten Aufgaben

Auf die eigene Tagesplanung angewandt sollte man später zu einer realistischen Einschätzung kommen und jede Aufgabe schriftlich notieren. Auch hier werden Prioritäten festgelegt und die Wichtigkeit der Aufgaben zu bestimmen. Am Ende des Tages solltest du kontrollieren, welche Aufgeben du umsetzen konntest.

 

Die ABC-Analyse

Bei der ABC Analyse werden die Aufgaben nach Wichtigkeit eingeteilt. Der Anteil an effizienten A-Aufgaben ist gering, B-Aufgaben stehen im selben Verhältnis zueinander
und C-Aufgaben sind zeitraubende Routinearbeiten, die kaum Erfolge versprechen.
Die Methode ist besonders gut geeignet, um eigene Prioritäten festzulegen A-Aufgaben bringen dir 80 % an Erfolg und Ergebnissen während C-Aufgaben nur 5 % liefern.

 

Die klassische To-Do Liste

To-Do Listen sind ein beliebtes Mittel, um seine Aufgaben und Ziele schriftlich zu notieren. Alles was erledigt wurde, kann abgehakt werden. Dabei hat man stets im Blick was bereits erledigt wurde und was noch zu tun ist. Besonders kann ich dir die APP LYRIA to-dos empfohlen, die es dir erlaubt To-Do Listen mit Prioritäten anzulegen. Ich mag die App,
weil sie sehr Übersicht ist, aber auch Wunderlist eignet sich sehr gut um, deine eigen Listen zu verwalten. Auch Any.do ist eine To-Do Liste mit vielseitigen Funktionen wie, Aufgabenverwaltung, Erinnerungen teilen und Tageplaner.

 

Weitere Zeitmanagement-Methoden kurz notiert:

Pomodoro-Technik: 45-90 Minuten nur an einer Aufgabe arbeiten und sich nicht von Störfaktoren ablenken lassen

Pausen einlegen: Je nach Aufgabe, sollten alle 60-90 Minuten kleinere Pausen eingeplant werden.

Ergonomie: Rückenexperten empfehlen alle 45 Minuten die Position zu ändern, den ständiges sitzen führt zu Beschwerden. Rückenübungen beugen hier vor. Besonders gut finde ich die App von Ratiopharm.

 

Die Zeit im Blick, mit der richtigen
Terminplanung & Verwaltung

klasischer Terminplaner

Der klassische Terminkalender dürfte jedem bekannt sein, es gibt einige Abwandlungen davon wie Timer, kreative Kalender der Grafik Werkstatt und Taschenkalender. Ich habe vieles ausprobiert und bin am Schluss bei der App Business Calender gelandet. Allerdings weiß ich auch den herkömmlichen Kalender nach wie vor zu schätzen, da er individuelle Gestaltungsmöglichkeiten bietet.  Outlook ist längst nicht mehr so bleibt wie vor einigen Jahren, den inzwischen bietet, der Google Kalender einiges was umsonst erhältlich ist.
Aber nahezu jeder erlaubt das synchronisieren von Daten am PC und Tablet. 
Der Nachteil bei der elektronischen Terminverwaltung ist eben, dass die Daten regelmäßig gesichert werden müssen und es ist eben weniger Individualität möglich. Die Vorteile sind, dass man die Termine jederzeit am Smartphone oder Tablet abrufen kann und eigene Ordner für die Verwaltung anlegen kann. Neben dem klassischen Kalender, gibt es auch noch Terminmappen und Planungstafeln

 

Immer gut organisiert mit dem besten Kalender Apps

Business Calendar

App Business Caleandar

Diesen Kalender nutze ich selbst an meinem Tablet. In der kostenpflichtigen Version stehen, eine Vielzahl an Designs
und Widgets Vorlagen zu Verfügung. Die App bietet auch die Synchronisation mit anderen Kalendern und zahlreiche weitere Einstellung für Hintergründe, Farben und Schriftgrößen.
Das ist es auch was ich an diesem Kalender liebe, meine Blogartikel erhalten die Farbe Minzgrün, tägliche Aufgaben die Farbe lau und Business Aufgaben die Farbe Lila. Der Kalender ist bei mir transparent eingestellt, so dass, ich meinen Tablet Hintergrund sehe. Die Vielzahl an Tehemes bietet aber für jeden Geschmack etwas.

 

Google Kalender

App Google Calendar

Der Google Kalender ist einer der besten Kalender, denn es gibt ihn als Webversion, sowie für Android und iOS. Das Besondere am Google Kalender ist, dass er grafisch überzeugt und auch Outlook kann problemlos damit synchronisiert werden. Der Google Kalender bietet noch zusätzliche Möglichkeiten. So kannst du z. B. persönliche Zele für Sport, Fitness, Meditation, Familie und das lernen festlegen.

 

 

 

Jorte

Jorte Kalender

Jorte ist ebenfalls plattformübergreifend und bietet eine große Auswahl an Designs,
die für manche kitschig sein dürften. 
Die App bietet neben der Kalenderfunktion auch Notizen und eine Aufgabenliste. Der Kalender kann auch öffentlich geteilt werden.
Um die Werbung in Jorte abzuschalten ist eine Investition von 3,99 $ pro Jahr notwendig. Zusätzlich kannst du den Kalender mit Designs kostenpflichtig erweitern

 

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook ist der wohl bekannteste Kalender. Dieser ist im kostenpflichtigen Office Paket integriert. Ein Jahresabo kostet derzeit 69 Euro. Inbegriffen sind Word, Outlook, Excel, Power Point und OneNote. Ich selbst nutze derzeit das ABO, da es für mich die beste Office Suite ist, die es am Markt gibt. Allerdings ist die Web-Version von MSN kostenlos. Ebenso die Kalender App. Outlook kann auch den Google Kalender integrieren. Sogar in der kostenlosen Variante gibt es eine Vielzahl an Einstellungsmöglichkeiten, die nur höchsten Ansprüchen gerecht werden.

 

 

 

Eisenhower-Methode.

 

Noch mehr Apps für ein perfektes Zeitmanagement 

Tasks


Um die Eisenhower Box gleich am Handy zu nutzen lohn sich ein Blick auf Tasks. Hier erhält du eine Eisenhowerbox mit Modernem Design, die dir dabei hilft deine Aufgaben nach Prioritäten zu stornieren. Aufgaben lassen sich dabei ganz einfach den verschiedenen Kategorien zuordnen, allerdings gibt es die App derzeit nur auf Englisch.

 

 

 

 

 

Timesheet

Timesheet hilft dir dabei, deine Projekte zu überwachen und somit auszumachen wie viel Zeit du für die einzelnen Projekte brauchst. Übersichtliche Statiken liefern dir dabei einen guten Überblick darüber wofür die meiste Zeit drauf geht. Die Daten lassen sich dann sogar einfach in Excel übertragen und können als Backup in Dropbox festhalten werden.

Zeiterfassung mit der App Timesheet

Setopgraph

Setograph ist eine Zeitplaner Kalender, der in Form einer Uhr anzeigt welche Projekte für den heutigen Tag anstehen, eine wirklich coole Sache.
Anders gesagt handelt es sich hier um einen Kalender in Form einer Uhr. Besonders gut ist Setograph wenn man es als Widget am Tablet oder Smartphone verwendet um zu sehen was als nächstes ansteht. auch hier besteht die Möglichkeit sich daran erinnern zu lassen. Alle Termine werden auf diese Art und Weise visuelle in einer Uhr dargestellt.

 

Kalender als Uhrformat mit der App Setopgraph

Remember me the milk

Wer eine günstige Alternative zu Any.do sucht, macht mit Remember me the milk nichts falsch. hier lassen sich eigen Listen nach Belieben anlegen und verwalten. Du kannst dich an Aufgaben erinnern lassen und festlegen bis wann diese erledigt werden sollen, sogar das teilen der Liste ist möglich umso evtl. Aufgaben zu delegieren. Die App kann auch allen Geräten synchronisiert und genutzt werden. Meine Meinung, Remember me the milk gehört neben Wunderlist zu den besten To-do listen im Playstore

Meister Task & Meister Mind

Projekte im Überblick behalten ist mit Trello längst kein Problem mehr, aber ich nutze lieber Meister Task, da es auch die Möglichkeit bietet mit Meister Mind zu arbeiten. Meistertask funktioniert ähnlich wie Trello nur das die Oberfläche moderner und eleganter wirkt und Meister Mind ermöglicht das Entwerfen von Mindmaps am PC. Das ganze gibt es in er kostenlosen Basic Version.

 

Wenn dir eine Methode besonders zusagt, lass es mich wissen. Was nutzt du für Zeitmanagement Methoden oder Apps. Schreibe es mir gerne in die Kommentare.

 

Fazit:

Zusammenfassend kann man sagen, dass du dir erst Prioritäten setzen solltest.
Welche Aufgaben sind wirklich wichtig und was kann warten. Bereits mit wenigen 
Minuten. 
Planung sparst du so bis zu einer Stunde am Tag. Lege die wichtigen Aufgaben in deiner Ablage oben hin und bearbeite diese zuerst. Ganz wichtig ist es auch noch die eigene Leistungskurve zu beachten. Wann fühlst du dich am fittesten einen Blogartikel zu
schreiben oder an einem Projekt weiter zu arbeiten?
Wie viel Pausen legst du dazwischen ein.

Im Home-Office kannst du es dir selber sehr gut einteilen, aber auch generell gilt zu
beachten, wann du am Leistungsfähigsten bist. Es gibt z. B. Lerchen und Eulen, das heißt ,
dass Lernen am besten von 7 bis 11 Uhr arbeiten können für sie gilt, der frühe Vogel fängt den Wurm, während Eulen erst am Abend aktiv werden. Außerdem solltest du dir wirklich 2 Stunden am Tag vornehmen, in denen du ungestört deine Aufgaben erledigen kannst. Schalte Facebook, Telefon und andere Störungsquellen aus. Für meine Leser gibt es noch eine Eisenhowerbox-Vorlage (Word-Doc). Und so sieht das ganze als Beispiel dann aus.
Solltest du dich für das Thema Zeitmanagement interessieren, dann empfehle ich dir unbedingt,ein Blick auf den Podcast oder Blog von Ivan Blatter zu werfen, Der Podcast gehört zu meinen absoluten Lieblingspodcast. 

 

 

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